Hoe werk je met een Clean Desk Policy?

Op een bureau staat niets meer dan een computer, een toetsenbord, een muis en eventueel een telefoon. Dat is waar een clean desk policy naar streeft. Om een optimale focus en efficiëntie te creëren liggen er zo min mogelijk spullen die kunnen afleiden. Liggen er wel papieren op de werkplekken? Dan zijn die vandaag nodig om mee te werken.

Maar waarom zou je een clean desk policy aanhouden, en hoe krijg je dit voor elkaar? We geven je in dit artikel alle ins en outs uit rondom een clean desk policy.

Waar komt de clean desk policy vandaan?

De filosofie van een clean desk policy is om de bureaus zo vrij mogelijk te houden van rommel, en daarmee ook afleiding. Enerzijds wordt gedacht dat de oorsprong ligt bij het ontstaan van Het Nieuwe Werken en flexplekken. Als overal en nergens gewerkt kan worden, wil niemand de volgende dag in andermans rommel zitten. Anderzijds wordt er regelmatig gezegd dat de oorsprong van de clean desk policy veel ouder is. Vroeger werd gedacht dat een chaotische werkplek een teken was van een chaotisch brein. Om orde in de chaos te brengen moesten de werkplekken opgeruimd zijn.

De voordelen van een clean desk policy

Er zijn verschillende redenen om een clean desk policy te introduceren in je bedrijf. Hieronder de belangrijkste redenen:

Een clean desk policy geeft een professionele uitstraling

Als bedrijf wil je jezelf graag op een goede manier presenteren naar je klant: betrouwbaar, geordend en professioneel. En hoe betrouwbaar en geordend komt een bedrijf over met overvolle en rommelige bureaus? Daar wil niemand zaken mee doen. Door een clean desk policy te voeren kun je een consistente goede uitstraling opbouwen voor jouw bedrijf.

Informatie is veiliger met een clean desk policy

Bij ieder project kan er gevoelige informatie vrijkomen. Van facturen tot klantgegevens en inhoudelijke berichten. Op overvolle bureaus kan nog wel eens ‘rommel’ met vertrouwelijke informatie slingeren. Iedereen in uw bedrijf moet goed omgaan met vertrouwelijk informatie, en een clean desk policy kan daarbij helpen.

Met een clean desk policy is er een betere focus

De aanname dat rommel op bureaus het lastig maakt om op één taak te focussen wordt nu bevestigt door een onderzoek van Princeton University 1. Hierin wordt bewezen dat je wordt afgeleid door dingen om je heen die je herinneren aan een andere taak, of andere associaties oproepen. Wil je dus een efficiëntere werkomgeving creëren? Dan is een clean desk policy een goede optie.

Minder ziekteverzuim door een clean desk policy

Is ziekteverzuim een probleem? Dan kan een clean desk policy goed helpen. In een onderzoek aan de Universiteit van Arizona 2 is aangetoond dat werknemers met een clean desk, waarbij gemakkelijk schoongemaakt kon worden, het aantal bacteriën met 99,9 procent daalden. Hierdoor worden je werknemers minder snel ziek en kun jij de strijd aangaan met een hoog ziekteverzuim.

 

clean desk policy kantoorinrichting pantex

De nadelen van een clean desk policy

Ondanks dat de voordelen er niet om liegen hangen er ook nadelen aan het voeren van een clean desk policy:

Niet iedereen werkt fijn volgens een clean desk policy

Voor werknemers kan het een uitdaging zijn om volgens een clean desk policy te werken. Sommige mensen zijn gewend in een rommelige omgeving te werken en kunnen dit moeilijk veranderen. Om een goede clean desk policy te handhaven is het van belang dit bedrijfsbreed te doen, en je personeel duidelijk te maken waarom je een clean desk policy invoert.

Een clean desk policy hanteren kost tijd

Net zoals het opruimen van een mailbox gebeurt het opruimen van een werkplek onder werktijd. Wanneer werknemers moeite hebben met het opgeruimd houden van hun bureau kan het hen meer tijd kosten dan normaal. Een vast moment inplannen waarop de werkplek opgeruimd wordt kan al veel helpen. Vaak is aan het eind van de werkdag een goed moment zodat ze de volgende dag weer fris en opgeruimd kunnen beginnen.

Producten die kunnen helpen bij een clean desk policy

Om een clean desk policy zo gemakkelijk mogelijk te maken voor alle werknemers zijn er bepaalde producten die je kunt kopen.

Je spullen opbergen in kasten

Sommige documenten moeten bewaard worden en hebben daarom een plek nodig. Persoonlijke documenten kunnen perfect opgeruimd en bewaard worden in een ladekast. Deze schuif je gemakkelijk onder je bureau zodat het geen ruimte inneemt. Gevoelige documenten kun je veilig bewaren in een roldeurkast of schuifdeurkast.

Je beeldscherm neerzetten of ophangen

Een beeldscherm op je bureau kan veel ruimte innemen en rommelig overkomen. Door de laptop in een laptophouder te plaatsen of je monitor op te hangen met een monitorarm maak je al meteen veel ruimte vrij op je bureau.

Overige helpende producten

Vaak zijn loshangende kabels een doorn in het oog bij opgeruimde bureaus. Om netjes alle kabels weg te werken zijn er allerlei kabelmanagementsystemen voor alle soorten kabels. Daarnaast lijkt het voor de hand liggend, maar bij lang niet alle werkplekken staat een prullenbak waar werknemers gemakkelijk hun rommel in kwijt kunnen.

Heb je vragen over een clean desk policy, of wil je weten met welke producten dit het beste uitgevoerd kan worden in jouw bedrijf? Neem dan contact op of neem een kijkje op onze webshop voor kantoormeubilair.

1 ) Bron: https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/21228167

2 ) Bron: http://journals.plos.org/plosone/article?id=10.1371/journal.pone.0037849